Chuyển đổi số không nhất thiết phải bắt đầu bằng việc thay đổi toàn bộ hệ thống công nghệ. Với nhiều doanh nghiệp, quá trình này có thể bắt đầu từ những nghiệp vụ thường xuyên như ký kết hợp đồng, xuất hóa đơn, thực hiện BHXH hoặc quản lý bán hàng.
Bắt đầu từ những công việc phát sinh thường xuyên
Doanh nghiệp nên xác định những quy trình đang sử dụng nhiều thời gian, giấy tờ hoặc cần xử lý lặp lại. Đây thường là những hoạt động có thể ưu tiên số hóa trước.
Một số nghiệp vụ phổ biến gồm ký và lưu trữ hợp đồng, lập hóa đơn điện tử, kê khai BHXH, quản lý hàng hóa, bán hàng và theo dõi dữ liệu kinh doanh.
Chữ ký số hỗ trợ giao dịch điện tử
Chữ ký số giúp doanh nghiệp thực hiện việc ký điện tử trong nhiều giao dịch và hồ sơ trên môi trường số. Tùy nhu cầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức chữ ký số phù hợp với quy trình đang sử dụng.
Khi triển khai, doanh nghiệp nên xác định những nghiệp vụ cần ký điện tử để lựa chọn giải pháp đáp ứng đúng nhu cầu.
Hóa đơn điện tử giúp số hóa quy trình phát hành
Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp thực hiện việc lập, phát hành và quản lý hóa đơn trên môi trường điện tử. Việc kết nối với các hệ thống quản lý hoặc phần mềm kế toán, nếu được hỗ trợ, cũng có thể giúp hạn chế việc nhập dữ liệu thủ công.
Đây là một trong những nghiệp vụ doanh nghiệp có thể ưu tiên khi xây dựng quy trình làm việc trên môi trường số.
BHXH điện tử giúp giảm thao tác hồ sơ
Các nghiệp vụ bảo hiểm xã hội cũng có thể được thực hiện trên môi trường điện tử. Doanh nghiệp có thể quản lý thông tin người lao động, lập hồ sơ, ký điện tử, gửi hồ sơ và theo dõi kết quả xử lý theo giải pháp đang sử dụng.
Việc số hóa nhóm nghiệp vụ này giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quản lý hồ sơ và theo dõi quá trình xử lý.
Quản lý bán hàng và hàng hóa trên một hệ thống
Đối với doanh nghiệp, cửa hàng và hộ kinh doanh, phần mềm quản lý có thể hỗ trợ theo dõi hàng hóa, bán hàng, khách hàng, nhà cung cấp và báo cáo.
Thay vì quản lý dữ liệu phân tán trên nhiều file, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng một hệ thống phù hợp với quy mô và cách thức vận hành thực tế.
Chọn giải pháp theo nhu cầu thực tế
Chuyển đổi số hiệu quả không nằm ở việc sử dụng càng nhiều phần mềm càng tốt. Điều quan trọng là lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô, ngành nghề và quy trình của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ một hoặc một vài nghiệp vụ cần thiết, sau đó mở rộng khi hệ thống đã phù hợp với hoạt động thực tế.
