Sự phát triển của thương mại điện tử đang kéo theo nhiều thay đổi trong cách doanh nghiệp giao dịch và hợp tác. Thay vì in, ký và gửi hợp đồng giấy, các bên có thể trao đổi, xác nhận và ký kết hợp đồng thông qua phương tiện điện tử. Vậy hợp đồng thương mại điện tử là gì, có giá trị như thế nào và doanh nghiệp cần lưu ý gì khi sử dụng?
Hợp đồng thương mại điện tử là gì?
Có thể hiểu đơn giản, hợp đồng thương mại điện tử là thỏa thuận giữa các bên trong hoạt động thương mại được thiết lập và thực hiện thông qua phương tiện điện tử.
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Giá trị pháp lý của hợp đồng không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải đồng thời tuân thủ quy định về giao dịch điện tử và pháp luật về hợp đồng.
Trong thực tế, hình thức này có thể được sử dụng trong nhiều giao dịch như mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, hợp tác kinh doanh hoặc các thỏa thuận thương mại khác.
Hợp đồng thương mại điện tử có giá trị pháp lý không?
Đây là một trong những vấn đề doanh nghiệp thường quan tâm khi chuyển từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử.
Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Các bên có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử để giao kết và thực hiện hợp đồng, đồng thời phải tuân thủ pháp luật có liên quan.
Điều này có nghĩa, hình thức điện tử tự thân không làm mất giá trị của hợp đồng. Khi giao dịch, doanh nghiệp vẫn cần chú ý đến nội dung thỏa thuận, chủ thể ký kết, phương thức xác nhận, tính toàn vẹn của dữ liệu và các yêu cầu pháp luật áp dụng cho từng loại hợp đồng.
Hợp đồng thương mại điện tử thường có những nội dung nào?
Về cơ bản, nội dung của hợp đồng thương mại điện tử vẫn được xây dựng dựa trên thỏa thuận và quy định pháp luật áp dụng cho giao dịch cụ thể.
Một hợp đồng có thể bao gồm các nội dung như:
- Thông tin của các bên tham gia giao kết.
- Đối tượng của hợp đồng.
- Số lượng, chất lượng hoặc phạm vi cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
- Giá, phương thức và thời hạn thanh toán.
- Thời gian, địa điểm và phương thức giao nhận.
- Quyền và nghĩa vụ của các bên.
- Điều kiện sửa đổi, gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng.
- Trách nhiệm khi một bên không thực hiện đúng thỏa thuận.
- Phương thức giải quyết tranh chấp.
- Phương thức ký, xác nhận và lưu trữ hợp đồng điện tử.
Tùy từng giao dịch, doanh nghiệp có thể cần bổ sung các điều khoản chuyên biệt để phù hợp với lĩnh vực hoạt động và yêu cầu pháp luật.
Giao kết hợp đồng thương mại điện tử diễn ra như thế nào?
Một quy trình giao kết có thể được thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử, từ bước soạn thảo đến ký và lưu trữ.
1. Soạn thảo hợp đồng
Các bên thống nhất nội dung, điều khoản và thông tin liên quan trước khi đưa hợp đồng lên hệ thống điện tử.
2. Gửi và xác nhận
Hợp đồng được gửi đến các bên để kiểm tra nội dung. Các bên có thể trao đổi, chỉnh sửa hoặc xác nhận trước khi ký.
3. Ký hợp đồng
Các bên thực hiện ký theo phương thức điện tử phù hợp với thỏa thuận và quy định pháp luật áp dụng.
4. Lưu trữ
Sau khi hoàn tất, hợp đồng được lưu dưới dạng điện tử để các bên có thể truy cập, tra cứu và sử dụng khi cần.
Luật Giao dịch điện tử 2023 cũng quy định việc giao kết hợp đồng điện tử có thể sử dụng thông điệp dữ liệu cho một phần hoặc toàn bộ quá trình giao kết hợp đồng.
Lợi ích khi sử dụng hợp đồng thương mại điện tử
Tiết kiệm thời gian xử lý
Các bên có thể trao đổi và ký hợp đồng từ xa mà không nhất thiết phải gặp trực tiếp hoặc gửi hồ sơ giấy qua nhiều bước.
Giảm chi phí lưu trữ
Hợp đồng được lưu trữ dưới dạng điện tử, giúp doanh nghiệp giảm nhu cầu in ấn và lưu giữ hồ sơ giấy.
Dễ dàng tra cứu
Hợp đồng có thể được tìm kiếm, kiểm tra và quản lý tập trung trên hệ thống thay vì phải tìm từng bản giấy.
Thuận tiện khi giao dịch từ xa
Hình thức điện tử phù hợp với doanh nghiệp có nhiều đối tác ở các địa phương khác nhau hoặc thường xuyên phát sinh giao dịch trực tuyến.
Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi ký hợp đồng điện tử?
Không nên hiểu rằng chỉ cần chuyển một file hợp đồng giấy sang PDF là đã hoàn thành toàn bộ quy trình hợp đồng điện tử.
Doanh nghiệp cần quan tâm đến việc xác định đúng chủ thể giao kết, phương thức ký và xác nhận, tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu, quyền truy cập cũng như việc lưu trữ hợp đồng.
Bên cạnh đó, từng loại hợp đồng có thể chịu sự điều chỉnh của pháp luật chuyên ngành. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra các yêu cầu cụ thể trước khi áp dụng phương thức điện tử.
Đáng chú ý, từ ngày 01/07/2026, Luật Thương mại điện tử số 122/2025/QH15 và Nghị định 248/2026/NĐ-CP cùng có hiệu lực, tạo khuôn khổ pháp lý mới cho hoạt động thương mại điện tử tại Việt Nam.
Hợp đồng điện tử trong xu hướng số hóa doanh nghiệp
Khi các hoạt động mua bán, cung cấp dịch vụ và hợp tác kinh doanh ngày càng được thực hiện trên môi trường số, hợp đồng điện tử trở thành một phần trong quá trình số hóa quy trình giao dịch.
Việc lựa chọn một phương thức giao kết và quản lý phù hợp có thể giúp doanh nghiệp giảm các bước xử lý thủ công, thuận tiện hơn trong việc kiểm soát hợp đồng và tạo sự thống nhất trong quy trình làm việc.
Doanh nghiệp có nhu cầu triển khai hợp đồng điện tử có thể tìm hiểu các giải pháp phù hợp với quy mô, loại hình giao dịch và quy trình quản lý hiện có.
