Quản lý hồ sơ nhân sự bằng phương thức điện tử đang trở thành lựa chọn của nhiều doanh nghiệp. Trong đó, hợp đồng lao động điện tử giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình giao kết và quản lý hợp đồng trên môi trường số. Vậy hợp đồng lao động điện tử là gì, có giá trị như hợp đồng giấy hay không và khi triển khai cần lưu ý những gì?
Hợp đồng lao động điện tử là gì?
Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Bộ luật Lao động 2019 quy định hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu, theo pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.
Như vậy, hợp đồng lao động điện tử không phải là một loại quan hệ lao động hoàn toàn khác mà là một hình thức giao kết hợp đồng lao động thông qua phương tiện điện tử.
Hợp đồng lao động điện tử có giá trị như hợp đồng giấy không?
Có. Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 ghi nhận hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.
Tuy nhiên, việc sử dụng hình thức điện tử vẫn phải tuân thủ các quy định liên quan đến giao kết và thực hiện hợp đồng lao động, đồng thời đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.
Từ ngày 01/01/2026, Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định riêng về hợp đồng lao động điện tử đã có hiệu lực. Văn bản này quy định về giao kết, thực hiện, sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử và việc xây dựng, quản lý, sử dụng Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
Hợp đồng lao động điện tử gồm những nội dung gì?
Việc chuyển sang hình thức điện tử không đồng nghĩa với việc có thể bỏ qua những nội dung cần thiết của hợp đồng lao động.
Tùy từng trường hợp, hợp đồng cần thể hiện các thông tin chủ yếu theo quy định của pháp luật lao động, chẳng hạn:
- Thông tin của người sử dụng lao động và người lao động.
- Công việc và địa điểm làm việc.
- Thời hạn của hợp đồng.
- Mức lương, hình thức và thời hạn trả lương.
- Chế độ nâng lương.
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
- Trang bị bảo hộ lao động nếu có.
- Các nội dung liên quan đến bảo hiểm.
- Quyền và nghĩa vụ của các bên.
- Các thỏa thuận khác phù hợp với quy định pháp luật.
Doanh nghiệp cần xây dựng nội dung hợp đồng phù hợp với từng vị trí và loại quan hệ lao động thay vì sử dụng một mẫu chung cho mọi trường hợp.
Quy trình ký hợp đồng lao động điện tử
Việc giao kết hợp đồng có thể được tổ chức theo một quy trình thống nhất:
Bước 1: Tạo hợp đồng
Bộ phận nhân sự chuẩn bị thông tin và tạo hợp đồng theo mẫu phù hợp với vị trí tuyển dụng.
Bước 2: Gửi cho người lao động
Hợp đồng được gửi đến người lao động thông qua phương tiện điện tử phù hợp để kiểm tra nội dung.
Bước 3: Xác nhận và ký
Các bên thực hiện ký theo phương thức đáp ứng yêu cầu pháp luật và quy trình của hệ thống.
Bước 4: Hoàn tất và lưu trữ
Sau khi các bên hoàn tất việc giao kết, hợp đồng được lưu dưới dạng điện tử để phục vụ quản lý và tra cứu.
Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp với thỏa thuận của các bên.
Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực từ khi nào?
Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia và chứng thực thông điệp dữ liệu của nhà cung cấp eContract, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
Quy định này cho thấy việc xác định thời điểm hoàn tất giao kết là một nội dung doanh nghiệp cần chú ý khi xây dựng quy trình ký hợp đồng lao động điện tử.
Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng hợp đồng lao động điện tử
Rút ngắn quy trình ký kết
Doanh nghiệp có thể gửi và nhận hợp đồng trên môi trường điện tử, thuận tiện hơn khi người lao động làm việc ở địa điểm khác.
Giảm hồ sơ giấy
Việc lưu trữ hợp đồng dưới dạng điện tử giúp giảm nhu cầu in ấn và quản lý nhiều hồ sơ giấy.
Dễ kiểm tra và tra cứu
Bộ phận nhân sự có thể quản lý hợp đồng tập trung, thuận tiện khi tìm kiếm thông tin theo người lao động hoặc thời gian ký kết.
Hỗ trợ quản lý nhân sự
Hợp đồng điện tử có thể được kết nối với quy trình quản lý nhân sự, từ tuyển dụng, ký kết đến theo dõi thay đổi trong quá trình làm việc.
Những điều cần lưu ý khi triển khai
Trước khi áp dụng hợp đồng lao động điện tử, doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình từ khâu tạo hợp đồng, xác thực thông tin, ký kết đến lưu trữ.
Đặc biệt, cần bảo đảm việc giao kết tuân thủ quy định về lao động, giao dịch điện tử, an toàn thông tin, dữ liệu và bảo vệ dữ liệu cá nhân. Nghị định 337/2025/NĐ-CP cũng yêu cầu việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ các quy định liên quan này.
Doanh nghiệp cũng cần xác định rõ người có thẩm quyền giao kết, phương thức ký, cách gửi hợp đồng cho người lao động và phương án lưu trữ để thuận tiện cho việc quản lý về sau.
Hợp đồng lao động điện tử trong quản trị nhân sự hiện đại
Khi số lượng nhân sự tăng và doanh nghiệp có nhiều địa điểm làm việc, việc quản lý hợp đồng bằng hồ sơ giấy có thể phát sinh thêm nhiều bước kiểm tra, lưu trữ và tra cứu.
Hợp đồng lao động điện tử giúp đưa quy trình này lên môi trường số, từ đó tạo điều kiện để doanh nghiệp quản lý hồ sơ tập trung và thuận tiện hơn trong quá trình vận hành.
Với các doanh nghiệp đang từng bước số hóa hoạt động nhân sự, việc lựa chọn giải pháp hợp đồng điện tử phù hợp có thể là một bước trong quá trình chuẩn hóa và hiện đại hóa công tác quản lý.
